Jeżeli korzystają Państwo z narzędzia Moje Portfolio wyrażają Państwo tym samym zgodę na postanowienia tej polityki. Dlatego tak ważne jest, żeby się z nią zapoznać. Dla uproszczenia pod nazwą „Moje Portfolio” będziemy rozumieć w tym dokumencie narzędzie do gromadzenia, porządkowania i udostępniania dowodów na posiadanie wiedzy, umiejętności i kompetencji społecznych, a także do przygotowania planów rozwoju, a pod nazwą „Portal” będziemy rozumieć w tym dokumencie sposób, w jaki można uzyskać dostęp do usług oferowanych przez Moje Portfolio.

 

I. Kto jest administratorem danych osobowych?

Instytut Badań Edukacyjnych – Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Warszawie przy ul. Górczewskiej 8, 01-180 Warszawa, nr tel. (22) 24 17 101, e-mail: ibe@ibe.edu.pl (dalej: „IBE PIB” lub „Administrator”) jest Administratorem danych osobowych przetwarzanych w celach i zakresie, o których mowa w części III.

Jesteśmy Państwowym Instytutem Badawczym, który zgodnie z ustawą z dnia 22 grudnia 2015 r. o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji odpowiada za prowadzenie i rozwój Zintegrowanego Rejestru Kwalifikacji, będącego obok Polskiej Ramy Kwalifikacji, kluczowym elementem Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji wdrażanego w Polsce.

W sprawach związanych z działaniem narzędzia mogą Państwo się z nami skontaktować drogą pisemną na powyżej wskazany adres korespondencyjny lub mailową: info.walidacja@ibe.edu.pl.

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, a także pytania odnośnie do niniejszej Polityki prosimy kierować do naszego Inspektora Ochrony Danych  na adres e-mail iod@ibe.edu.pl lub na powyżej wskazany adres Administratora.

 

II. Definicje

Dane osobowe (dane) - informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;

Doradca – osoba udzielająca porad zawodowych lub edukacyjnych posiadająca “konto doradcy” w narzędziu Moje Portfolio, której Użytkownik Indywidualny może udostępnić konto lub wybrane elementy stworzone w narzędziu Moje Portfolio;

Dowody - dokumenty i dzieła Użytkownika Indywidualnego, które świadczą o posiadaniu danych umiejętności; mogą to być m.in:.  zaświadczenia o ukończonych kursach, certyfikaty, dyplomy, rysunki, fotografie, referencje (od pracodawców, współpracowników, organizacji społecznych) w formacie .pdf, .jpg, .png oraz w postaci linków do zasobów internetowych;

Instytucja certyfikująca - podmiot, który uzyskał uprawnienia do certyfikowania, zgodnie z Ustawą z dnia 22 grudnia 2015 r. o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1606);

Konto standardowe - konto przeznaczone dla Użytkownika Indywidualnego; w przypadku Użytkowników Indywidualnych, którzy nie ukończyli 16 roku życia zgodę na założenie konta musi wyrazić rodzic/ opiekun prawny;

Konto profesjonalne - konto przeznaczone dla doradców (“konto doradcy”), pracodawców (“konto pracodawcy”) oraz przedstawicieli instytucji certyfikujących (“konto instytucji certyfikującej”); konto przeznaczone jedynie dla osób pełnoletnich, pełniących ww. role.

Kompetencje - zdolność podejmowania określonych działań i wykonywania zadań z wykorzystaniem własnych doświadczeń, wiedzy i umiejętności;

Moje Portfolio - narzędzie do gromadzenia, porządkowania i udostępniania dowodów na posiadanie wiedzy, umiejętności i kompetencji społecznych, a także do przygotowania planów rozwoju;

Plany rozwoju - cele i konieczne do ich osiągnięcia działania i kompetencje; pomaga Użytkownikowi Indywidualnemu zidentyfikować i określić swoją wiedzę, umiejętności i kompetencje społeczne i zaplanować kolejne etapy kariery zawodowej lub edukacyjnej;

Portal – sposób, w jaki można uzyskać dostęp do usług oferowanych przez Moje Portfolio

Pracodawca - osoba reprezentująca firmę/instytucję, posiadająca “konto pracodawcy” w narzędziu Moje Portfolio, której Użytkownik Indywidualny może udostępnić konto lub wybrane elementy stworzone  w narzędziu Moje Portfolio;

Przedstawiciel instytucji certyfikującej - osoba reprezentująca instytucję certyfikującą, posiadająca “konto instytucji certyfikującej” w narzędziu Moje Portfolio, której Użytkownik Indywidualny może udostępnić konto lub wybrane elementy stworzone  w narzędziu Moje Portfolio;

Przetwarzanie danych - oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesyłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

Teczka - funkcjonalność narzędzia Moje Portfolio, która pozwala w jednym miejscu zgromadzić i uporządkować dokonania Użytkownika Indywidualnego (m.in. kompetencje i potwierdzające je dowody) w postaci “Teczki głównej - całe portfolio” oraz “teczek tematycznych”;

Użytkownik Indywidualny – osoba fizyczna, która założyła konto standardowe w narzędziu Moje Portfolio w celu korzystania z funkcjonalności i usług Portalu, w szczególności w zakresie gromadzenia, porządkowania i udostępniania dowodów na posiadanie wiedzy, umiejętności i kompetencji społecznych, a także w celu przygotowania planów swojego rozwoju;

Użytkownik Portalu (“Użytkownik”) – osoba posiadająca zarejestrowane konto w narzędziu Moje Portfolio.

Część haseł pojawiających się w niniejszej Polityce została zdefiniowana w Regulaminie świadczenia usług drogą elektroniczną dla narzędzia Moje Portfolio.

 

III. Jakie dane osobowe przetwarzamy w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej?

Moje Portfolio jest cyfrowym narzędziem, które umożliwia zgromadzenie swoich dokonań edukacyjnych i zawodowych w jednym miejscu. Dzięki niemu zgromadzą Państwo w jednym miejscu dowody swoich kompetencji, rozpoznają i nazwą nawet te umiejętności, o których możecie Państwo już nie pamiętać lub nie zdawać sobie sprawy z tego, że je posiadają.

Realizując oferowane przez nas usługi przetwarzamy dane osobowe osób fizycznych będących Użytkownikami Portalu, posiadających konto konto standardowe lub konto profesjonalne. Dane osobowe będziemy przetwarzać w różnym zakresie i celach oraz na różnej podstawie prawnej określonej w RODO, dlatego aby przekazać jak najbardziej przejrzyste informacje, pogrupowaliśmy informacje odnosząc się do celu przetwarzania.

 

1. Rejestracja i utrzymanie konta

Podczas zakładania konta na Portalu Użytkownik Indywidualny zostanie poproszony o podanie swoich danych osobowych w zakresie:

• adres e-mail, hasło
• wiek
• imię i nazwisko.

Podczas zakładania konta profesjonalnego na Portalu Użytkownik zostanie poproszony o podanie swoich danych osobowych w zakresie:

• adres e-mail, hasło
• wiek
• imię i nazwisko
• nazwa instytucji
• typ instytucji (w przypadku konta doradcy).

Dane będą przetwarzane w celu:

a) rejestracji i utrzymania konta standardowego i konta profesjonalnego,

b) uwierzytelnienia Użytkownika podczas logowania do Portalu.

Dane te przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - niezbędność przetwarzania w celu zawarcia umowy o korzystanie z usług Portalu Moje Portfolio. Podanie danych jest niezbędne do założenia oraz utrzymania konta.

Dane będą przetwarzane w tym celu do czasu usunięcia konta przez Użytkownika lub do czasu zamknięcia konta przez IBE PIB.

 

2. Rejestracja przez serwisy społecznościowe

Logowanie przez Facebook

Użytkownik może zarejestrować się, a następnie logować do Portalu za pośrednictwem swojego konta na platformie Facebook. W przypadku skorzystania z tej opcji zostaniecie Państwo przekierowani na stronę portalu Facebook, gdzie będzie wymagane zalogowanie się przy użyciu danych konta. W ten sposób otrzymujemy dane osobowe w postaci adresu e-mail, który został podany w portalu Facebook.

Więcej informacji dotyczących autoryzacji przez  Facebook oraz ustawień prywatności można znaleźć pod adresem: http://facebook.com/privacy/center.

Logowanie przez Google

Użytkownik może zarejestrować się, a następnie logować do Portalu za pomocą swojego konta w Google. W przypadku skorzystania z tej opcji zostaniecie Państwo przekierowani do swojego konta Google, gdzie będzie wymagane zalogowanie się przy użyciu danych konta. W ten sposób otrzymujemy dane osobowe w postaci adresu e-mail, który został podany na koncie Google.

Więcej informacji dotyczących Google i ustawień prywatności można znaleźć w wytycznych ochrony danych pod adresem https://policies.google.com/privacy.

Dane będą przetwarzane w celu:

c) rejestracji i utrzymania konta Użytkownika,

d) uwierzytelnienia Użytkownika podczas logowania do Portalu.

Dane te przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - niezbędność przetwarzania w celu zawarcia umowy o korzystanie z usług Portalu Moje Portfolio. Podanie danych jest niezbędne do założenia oraz utrzymania konta.

Dane będą przetwarzane w tym celu do czasu usunięcia konta przez Użytkownika lub do czasu zamknięcia konta przez IBE PIB.

 

3. Konto standardowe (Użytkownika Indywidualnego)

Użytkownik Indywidualny może gromadzić na swoim koncie dane osobowe, informacje i dokumenty, których zakres zależy od wybranej funkcjonalności.

W ramach zakładki “Ustawienia konta” Użytkownik Indywidualny ma możliwość modyfikacji swojego adresu e-mail oraz imienia i nazwiska. Z tego poziomu Użytkownik Indywidualny może też udostępnić swoje konto  wybranemu przez siebie doradcy, pracodawcy lub pracownikowi instytucji certyfikującej.Użytkownik Indywidualny ma również możliwość dodania zdjęcia profilowego widocznego na koncie.

Informacje o mnie i dane kontaktowe - w ramach zakładki “Informacje o mnie i dane kontaktowe” Użytkownik Indywidualny dobrowolnie podaje swoje dane osobowe takie jak: numer(y) telefonu, adres(y) e-mail, wizerunek, dane w polach “o mnie”.

Tworzenie Portfolio - w ramach tej funkcjonalności Użytkownik może samodzielnie bądź z pomocą doradcy, po udostępnieniu mu swojego konta, gromadzić informacje dotyczące  różnych obszarów swojego życia (wykształcenie, doświadczenie zawodowe, kursy i szkolenia, doświadczenia z życia i działalność społeczna, szczególne osiągnięcia) oraz posiadanych kompetencji (w tym kompetencji społecznych i znajomości języków obcych), a także dodawać dowody na posiadanie kompetencji (dokumenty np. certyfikaty, świadectwa, dyplomy lub inne dzieła, np. linki do materiałów multimedialnych, zdjęcia, rysunki). Informacje dotyczące różnych obszarów życia, z przypisanymi kompetencjami i dowodami zapisują się koncie Użytkownika Indywidualnego w postaci “Teczki głównej - całe portfolio”.

Tworzenie “teczek tematycznych” - w ramach tej funkcjonalności Użytkownik może pogrupować swoje kompetencje i dowody na ich posiadanie (np. certyfikaty, świadectwa, dyplomy lub inne dzieła, takie jak linki do materiałów multimedialnych, zdjęcia, rysunki), w osobne całości (“Teczki tematyczne”) w różnym celu (np. aby przystąpić do walidacji efektów uczenia się, zaprezentować pracodawcy) i następnie udostępnić te pogrupowane kompetencje i dowody (“Teczki tematyczne”) wybranym przez siebie osobom (np. doradcom, pracodawcom) i podmiotom (np. instytucjom certyfikującym) posiadającym konto w narzędziu Moje Portfolio. Użytkownik może również udostępnić ww. osobom/podmiotom “Teczkę główną - całe portfolio”.

Tworzenie planów rozwoju - w ramach tej funkcjonalności Użytkownik może rozpisać swoje plany, działania konieczne do ich realizacji oraz potrzebne kompetencje a następnie udostępnić plan rozwoju wybranym przez siebie osobom (np. doradcom, pracodawcom) i podmiotom (np. instytucjom certyfikującym) posiadającym konto w narzędziu Moje Portfolio.

Generowanie CV -  w ramach tej funkcjonalności Użytkownik Indywidualny może  generować i przechowywać  CV. Dokument CV generowany jest przez Użytkownika Indywidualnego na podstawie danych zapisanych w “Teczce głównej - całe portfolio” lub w “Teczkach tematycznych”. CV może zostać udostępnione przez Użytkownika Indywidualnego wybranym przez siebie osobom (np. doradcom, pracodawcom) i podmiotom (np. instytucjom certyfikującym) posiadającym konto w Moim Portfolio.

Adres e-mail Użytkownika Indywidualnego będzie przetwarzany także w celu wysyłki powiadomień systemowych np. informacji o aktywacji konta.

Dane osobowe zgromadzone w ramach opisanych funkcjonalności przechowujemy w celu świadczenia naszych usług zgodnie z Regulaminem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Podanie danych jest dobrowolne, przy czym ich brak może utrudnić lub uniemożliwić korzystanie z wybranych funkcjonalności. Dane osobowe będziemy przetwarzać do czasu ich usunięcia przez Użytkownika Indywidualnego, nie dłużej jednak niż do momentu usunięcia konta.

 

4. Konto doradcy

W ramach zakładki “Ustawienia  konta” doradca ma możliwość modyfikacji swojego adresu e-mail, imienia i nazwiska, nazwy instytucji i jej typu. Ma również możliwość zmiany rodzaju konta na “konto pracodawcy” albo “konto instytucji certyfikującej”.

Dane osobowe doradcy w postaci adresu e-mail służącego do rejestracji konta,imienia i nazwiska oraz nazwy instytucji, będą widoczne na koncie Użytkownika Indywidualnego po nawiązaniu przez Użytkownika Indywidualnego kontaktu z doradcą (poprzez udostępnienie przez Użytkownika Indywidualnego konta lub wybranego elementu, tj. “Teczki głównej - całe portfolio”, “Teczki tematycznej” lub “Planu rozwoju” albo poprzez wysłanie wiadomości e-mail).

Adres e-mail doradcy będzie przetwarzany w celu wysyłki powiadomień systemowych np. informacji o udostępnieniu konta przez Użytkownika Indywidualnego, bądź informacji o udostępnieniu  wybranego elementu (lub wycofaniu jego udostępnienia) przez Użytkownika Indywidualnego.

Dane te przetwarzane są w celu świadczenia naszych usług zgodnie z Regulaminem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Dane osobowe będziemy przetwarzać do czasu ich usunięcia przez doradcę, nie dłużej jednak niż do momentu usunięcia konta.

 

5. Konto pracodawcy

W ramach zakładki “Ustawienia konta” pracodawca ma możliwość modyfikacji swojego adresu e-mail, imienia i nazwiska i nazwy instytucji. Ma również możliwość zmiany rodzaju konta na “konto doradcy” albo “konto instytucji certyfikującej”.

Dane osobowe pracodawcy w postaci adresu e-mail służącego do rejestracji konta, imienia i nazwiska oraz nazwy instytucji, będą widoczne na koncie Użytkownika Indywidualnego po nawiązaniu przez Użytkownika Indywidualnego kontaktu z pracodawcą (poprzez udostępnienie przez Użytkownika Indywidualnego konta lub wybranego elementu, tj. “Teczki głównej - całe portfolio”, “Teczki tematycznej” lub “Planu rozwoju” albo poprzez wysłanie wiadomości e-mail).

Adres e-mail pracodawcy będzie przetwarzany w celu wysyłki powiadomień systemowych np. informacji o udostępnieniu konta przez Użytkownika Indywidualnego, bądź informacji o udostępnieniu przez Użytkownika Indywidualnego wybranego elementu.

Dane te przetwarzane są celu świadczenia naszych usług zgodnie z Regulaminem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Dane osobowe będziemy przetwarzać do czasu ich usunięcia przez pracodawcę, nie dłużej jednak niż do momentu usunięcia konta.

 

6. Konto instytucji certyfikującej

W ramach zakładki “Ustawienia konta” przedstawiciel instytucji certyfikującej ma możliwość modyfikacji swojego adresu e-mail, imienia i nazwiska i nazwy instytucji. Ma również możliwość zmiany rodzaju konta na “konto doradcy” albo “konto pracodawcy”.

Dane osobowe przedstawiciela instytucji certyfikującej w postaci adresu e-mail służącego do rejestracji konta, imienia i nazwiska oraz nazwy instytucji, będą widoczne na koncie Użytkownika Indywidualnego po nawiązaniu przez Użytkownika Indywidualnego kontaktu z przedstawicielem instytucji certyfikującej (poprzez udostępnienie przez Użytkownika Indywidualnego konta lub wybranego elementu, tj. “Teczki głównej - całe portfolio”, “Teczki tematycznej” lub “Planu rozwoju” albo poprzez wysłanie wiadomości e-mail).

Adres e-mail przedstawiciela instytucji certyfikującej będzie przetwarzany w celu wysyłki powiadomień systemowych np. informacji o udostępnieniu konta przez Użytkownika Indywidualnego, bądź informacji o udostępnieniu wybranego elementu (lub wycofaniu jego udostępnienia) przez Użytkownika Indywidualnego .

Dane te przetwarzane są celu świadczenia naszych usług zgodnie z Regulaminem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Dane osobowe będziemy przetwarzać do czasu ich usunięcia przez przedstawiciela instytucji certyfikującej, nie dłużej jednak niż do momentu usunięcia konta.

 

7. Udostępnianie konta

W ramach usług oferowanych przez narzędzie Moje Portfolio Użytkownik Indywidualny może samodzielnie udostępniać swoje konto  wraz ze zgromadzonymi w nim danymi osobowymi. Aby udostępnić konto Użytkownik Indywidualny musi wpisać adres e-mail doradcy/pracodawcy/ przedstawiciela instytucji certyfikującej, który posiada konto profesjonalne w narzędziu Moje Portfolio.

Przed udostępnieniem konta, prosimy o uważne zapoznanie się z informacjami opisanymi w ust. 9.

Mając na uwadze ochronę prywatności Użytkowników Indywidualnych, Portal zapewnia dobrowolność podania danych takich jak numer(y) telefonu, adres(y) e-mail, wizerunek, dane w polach “o mnie” a także możliwość wyboru elementów , które zostaną udostępnione, co pozwala przekazać odbiorcom tylko tyle danych osobowych, ile w ocenie Użytkownika Indywidualnego jest niezbędne dla realizacji celu ich przekazania.

Udostępnienie konta wybranemu doradcy, pracodawcy lub przedstawicielowi instytucji certyfikującej - w ramach tej funkcjonalności Użytkownik Indywidualny może zdecydować o udostępnieniu swojego konta, wybranemu przez siebie doradcy, pracodawcy lub przedstawicielowi instytucji certyfikującej .

Użytkownik Indywidualny w każdym momencie może dokonać zmiany ustawień i przestać udostępniać swoje konto doradcy, pracodawcy lub przedstawicielowi instytucji certyfikującej . Dane osobowe będą widoczne dla doradcy/pracodawcy/ przedstawiciela instytucji certyfikującej do czasu zmiany ustawień konta, nie dłużej jednak niż do jego zamknięcia.

 

8. Udostępnianie wybranych elementów stworzonych w narzędziu Moje Portfolio

W ramach usług oferowanych przez narzędzie Moje Portfolio Użytkownik Indywidualny może samodzielnie udostępniać wybrane elementy stworzone w narzędziu
Moje Portfolio, w postaci “Teczki głównej - całe portfolio”, “Teczek tematycznych”, CV lub planów rozwoju. Aby udostępnić wybrane elementy stworzone w narzędziu Moje Portfolio Użytkownik Indywidualny musi wpisać adres e-mail doradcy/pracodawcy/ pracownika instytucji certyfikującej, który posiada konto profesjonalne w narzędziu Moje Portfolio.

Przed udostępnieniem teczki, prosimy o uważne zapoznanie się z informacjami opisanymi w ust. 9.

Mając na uwadze ochronę prywatności Użytkowników Indywidualnych, Portal zapewnia możliwość udostępniania wybranych elementów stworzonych w narzędziu Moje Portfolio, co pozwala przekazać odbiorcom tylko tyle danych osobowych, ile w ocenie Użytkownika Indywidualnego jest niezbędne dla realizacji celu ich przekazania.

Udostępnianie wybranych elementów stworzonych w narzędziu Moje Portfolio - w ramach tej funkcjonalności Użytkownik Indywidualny może udostępniać “Teczkę główną - całe portfolio”, “Teczki tematyczne”, CV lub plan rozwoju: - osobie posiadającej konto doradcy, konto pracodawcy lub konto instytucji certyfikującej.

Użytkownik Indywidualny w każdym momencie może dokonać zmiany ustawień konta i przestać udostępniać wybrane elementy stworzone w narzędziu Moje Portfolio doradcy, pracodawcy lub przedstawicielowi instytucji certyfikującej. Dane osobowe będą widoczne dla doradcy/pracodawcy/ przedstawiciela instytucji certyfikującej do czasu zmiany ustawień, nie dłużej jednak niż do jego zamknięcia.

 

9. Co się dzieje z danymi Użytkownika, gdy udostępnia konto lub wybrane elementy stworzone w Moim Portfolio

Użytkownik Indywidualny udostępnia swoje konto  w ramach Portalu lub wybrane elementy stworzone w narzędziu Moje Portfolio osobom posiadającym konto doradcy, konto pracodawcy lub instytucji certyfikującej, na podstawie własnej, przemyślanej i świadomej decyzji.

Informujemy, że IBE PIB nie weryfikuje tożsamości osób zakładających konto w Moje Portfolio, dlatego przed każdym przekazaniem danych osobowych Użytkownik Indywidualny powinien starannie rozważyć ryzyko, które może wiązać się z takim przekazaniem danych osobowych, w szczególności adresu zamieszkania, danych kontaktowych i wizerunku. Takim ryzykiem może być na przykład możliwość zidentyfikowania Użytkownika przez inne osoby, utrata części prywatności, a w skrajnych przypadkach nawet kradzież tożsamości.

IBE PIB nie sprawuje kontroli nad danymi lub dokumentami, które Użytkownik Indywidualny udostępnił innym osobom lub podmiotom za pośrednictwem narzędzia Moje Portfolio iw szczególności nie mamy wpływu na to jak długo, gdzie i w jakim celu dane lub dokumenty będą przetwarzane. W związku z tym, że rola IBE PIB sprowadza się do wyłącznie do zapewnienia określonych w Regulaminie funkcjonalności Portalu, to od momentu przekazania swoich danych osobowych wybranemu podmiotowi, to na zasadach wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, staje się on odrębnym od IBE PIB administratorem tych danych. IBE PIB odpowiada jako administrator danych osobowych wyłącznie za przetwarzanie danych Użytkowników Indywidualnych w ramach Portalu, tj. własnej działalności opisanej w Regulaminie.

 

10. Komunikacja z doradcą w ramach Portalu

Użytkownik Indywidualny ma możliwość prowadzenia korespondencji z doradcą/pracodawcą/ przedstawicielem instytucji certyfikującej, z tym zastrzeżeniem, że działanie to może być zainicjowana wyłącznie przez Użytkownika Indywidualnego.  Aby nawiązać konwersację Użytkownik Indywidualny musi wpisać adres e-mail doradcy/pracodawcy/ przedstawiciela instytucji certyfikującej, który posiada konto profesjonalne w narzędziu Moje Portfolio.

Wymiana wiadomości w ramach Portalu następuje po napisaniu pierwszej wiadomości przez Użytkownika Indywidualnego lub po udostępnieniu pierwszego elementu.

Historia komunikacji (w tym dane osobowe i informacje w niej zawarte) widoczna jest na koncie Użytkownika Indywidualnego przez okres funkcjonowania konta. Doradca/pracodawca/ przedstawiciel instytucji certyfikującej  traci dostęp do historii komunikacji w przypadku, gdy Użytkownik Indywidualny przestanie udostępniać konto albo wybrane elementy stworzone w narzędziu Moje Portfolio  doradcy/pracodawcy/ przedstawicielowi instytucji certyfikującej lub usunie konto z Portalu.

W przypadku, gdy Użytkownik Indywidualny po raz kolejny udostępnia doradcy/pracodawcy/ przedstawicielowi instytucji certyfikującej radcy swoje konto albo wybrane elementy stworzone w narzędziu Moje Portfolio, to cała zachowana historia korespondencji ponownie widoczna jest dla doradcy/pracodawcy/ przedstawiciela instytucji certyfikującej.

Zbieramy treści wiadomości i informacje przekazane za pośrednictwem tej funkcjonalności w celu świadczenia naszych usług zgodnie z Regulaminem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. Dane osobowe zgromadzone w historii komunikacji będziemy przetwarzać do czasu usunięcia wiadomości, nie dłużej jednak niż do czasu usunięcia konta.

 

11. Komunikacja z IBE PIB

W przypadku kierowania korespondencji do IBE PIB za pośrednictwem wiadomości e-mail lub formularza kontaktowego, który dostępny jest na stronie internetowej Portalu, przetwarzamy dane osobowe zawarte w tej korespondencji jak imię i nazwisko, adres e-mail oraz inne dane przekazane nam w nadesłanej wiadomości.

W zależności od treści przesłanej nam wiadomości, dane przetwarzamy w celach:

• komunikacji i udzielenia odpowiedzi, zgodnie z treścią przesłanej wiadomości, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - uzasadniony interes administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi na nadesłane wiadomości,
• nawiązania współpracy z osobami, które wyraziły chęć skorzystania z usług oferowanych w ramach Portalu - podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy.

Dane będą przetwarzane przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi, a następnie przechowywane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu IBE PIB (np. na potrzeby obrony w przypadku skarg lub zapytań).

 

12. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami

Dane osobowe Użytkowników będziemy przetwarzać także po usunięciu konta w Moje Portfolio w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami - podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie swoich praw.

Informujemy, że w będziemy przechowywać tylko te dane, które są istotne dla takich celów, a w pozostałym zakresie dane usuwać lub anonimizować.

Dane będą przetwarzane w tym celu do upływu okresu przedawnienia roszczeń określonego przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (6 lat) albo do momentu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu.

 

13. Analiza funkcjonowania systemu

Możemy gromadzić i przetwarzać dane zgromadzone w ramach Portalu w celu analizy funkcjonowania systemu, wdrażania lub rozwijania rozwiązań/funkcjonalności - podstawa prawna art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - uzasadniony interes administratora polegający na ułatwieniu korzystania z świadczonych usług oraz na poprawie funkcjonalności tych usług.

Dane będą przetwarzane w tym celu przez okres utrzymania konta lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

Moje Portfolio jest objęte działaniem oprogramowania Sentry, służącego do monitorowania błędów i wydajności aplikacji. Pozwala ono na śledzenie tych tych elementów w czasie rzeczywistym i raportowanie wszystkich błędów do developerów.

 

IV. Komu i w jakich przypadkach IBE PIB przekazuje dane osobowe?

Na zasadach opisanych w Rozdziale III ust. 9, dane osobowe Użytkownika Indywidualnego zostaną przekazane doradcy, pracodawcy lub przedstawicielowi instytucji certyfikującej, na żądanie Użytkownika Indywidualnego wyrażone przez jego działanie.

Dane osobowe zgromadzone w Moim Portfolio mogą być przetwarzane przez głównego wykonawcę Portalu: Bprog Sp. z o.o. w przypadku zgłoszenia błędu w działaniu Portalu, w zakresie niezbędnym do wyeliminowania tego błędu. Dane te nie będą przekazywane dalej, ani w żadnym innym celu.

W pozostałym zakresie dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie podmiotom lub organom, którym IBE PIB jest uprawniony lub zobowiązany je udostępnić zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

 

V. Jakie są prawa osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych?

W związku z przetwarzaniem przez Administratora Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu:

1. Prawo dostępu do treści danych (art. 15 RODO)

Jest to prawo do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarza Pani/Pana dane osobowe oraz prawo uzyskania dostępu do tych danych (w tym ich kopii), a także w szczególności do następujących informacji:

• o celach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych,
• o kategoriach przetwarzanych danych osobowych,
• informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym Administrator ujawnił Pani/Pana dane osobowe lub którym ma zamiar ujawnić te dane,
• o możliwości skorzystania z praw w zakresie ochrony danych osobowych i o sposobie realizacji tych praw,
• o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego,
• o profilowaniu, a także o konsekwencjach takiego przetwarzania dla Pani/Pana.

2. Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO)

Jest to prawo do żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz do żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

3. Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO)

Jest to prawo do żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia wszystkich lub niektórych dotyczących Pani/Pana danych osobowych (zwane również „prawem do bycia zapomnianym”). Administrator ma w takiej sytuacji obowiązek usunąć Pani/Pana dane osobowe, pod warunkiem, że jest spełniona jedna z następujących przesłanek:

• dane osobowe nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,
• cofnięto zgodę, na której opiera się przetwarzanie i Administrator nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
• dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
• dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego.

Nie jest możliwa realizacja prawa do usunięcia danych osobowych, w przypadku gdy Administrator jest zobowiązany na podstawie przepisów prawa do dalszego przetwarzania danych osobowych w zakresie określonym przez odpowiednie przepisy prawa lub w celach niezbędnych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO)

Jest to prawo do żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadku:

• kwestionowania prawidłowość danych osobowych przetwarzanych przez Administratora,
• przetwarzanie danych osobowych jest niezgodne z prawem, a sprzeciwiono się usunięciu swoich danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
• Administrator nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
• wniesiony został sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.

W przypadku realizacji prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych, Administrator może przetwarzać dane osobowe, z wyjątkiem ich przechowywania, wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą lub w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

5. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)

Jest to prawo do otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie danych osobowych dostarczonych Administratorowi oraz żądania przesłania tych danych osobowych innemu administratorowi danych, jeśli jest to technicznie możliwe. Prawo to przysługuje, jeśli dane przetwarzane są na podstawie zgody lub w związku z umową.

6. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO)

Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). W takiej sytuacji Administrator nie będzie mógł dalej przetwarzać danych w tych celach, chyba że istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy lub dane potrzebne są Administratorowi do dochodzenia roszczeń.

Prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych nie przysługuje w przypadku, gdy:

• przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody – w takiej sytuacji można natomiast wycofać zgodę,
• przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy, której jest stroną osoba wnosząca sprzeciw,,
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia przez Administratora obowiązku prawnego.

7. Prawo wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO)

W przypadkach, w których przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. zgody na przetwarzanie danych osobowych, osobie wyrażającej zgodę przysługuje prawo do wycofania tej zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

8. Skarga do organu nadzorczego

W przypadkach uznania, iż przetwarzanie przez Administratora danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.uodo.gov.pl).

 

VI. W jaki sposób można zrealizować przysługujące prawa?

Możesz realizować swoje prawa:

1. kontaktując się poprzez adres e-mail info.walidacja@ibe.edu.pl dedykowany do obsługi zgłoszeń w ramach Portalu Moje Portfolio,

2. kontaktując się drogą telefoniczną lub pisemną korzystając z danych wskazanych w części I,

3. samodzielnie za pośrednictwem Portalu (zmiana lub usunięcie danych, usunięcie konta),

4. kontaktując się z Inspektorem Ochrony Danych, adres e-mail: iod@ibe.edu.pl.

 

VII. Usunięcie konta

Konto Użytkownika może zostać usunięte:

1. przez samego Użytkownika, za pośrednictwem Portalu (funkcja “usuń konto”);

2. na wniosek Użytkownika Indywidualnego złożony tradycyjną drogą pisemną lub elektronicznie;

3. przez IBE PIB w przypadku, gdy Użytkownik nie przestrzega zasad określonych w Regulaminie.

 

VIII. Zautomatyzowane przetwarzanie danych

Administrator nie podejmuje wobec Pani/Pana decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w szczególności w oparciu o profilowanie.

 

IX. Przekazywanie danych poza EOG

Administrator nie będzie przekazywał danych osobowych do organizacji międzynarodowych ani poza EOG.

 

X. Jak korzystamy z plików cookies

Szczegółowe informacje dotyczące zakresu i sposobu korzystania przez nas z plików cookies znajdziesz w Polityce Cookies.

 

XI. Zmiany w Polityce Prywatności

W celu zapewnienia, iż Polityka prywatności spełnia przez cały czas aktualne wymogi nałożone w przepisach prawa, Instytut Badań Edukacyjnych – Państwowy Instytut Badawczy zastrzega sobie prawo wnoszenia do niej zmian w dowolnym czasie.

O wszelkich zmianach lub uzupełnieniach będziemy informować poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na stronie internetowej Systemu, a w przypadku istotnych zmian możemy dodatkowo wysłać odrębne powiadomienia na wskazany przez Panią/Pana adres e-mail.